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Gründungs-Checkliste für Ihre Praxis

Der komplette Fahrplan von der ersten Idee bis zum ersten Behandlungstag — allgemein nutzbar für alle Praxiswelten, mit Verzweigungen für die Besonderheiten von Zahnmedizin, Arztpraxis, Therapie und Klinik/MVZ.

So nutzen Sie die Checkliste: Beginnen Sie idealerweise 12–18 Monate vor dem Wunschtermin — Zulassung, Finanzierung und Umbau brauchen den meisten Vorlauf. Haken Sie ab, was erledigt ist, und tragen Sie Zuständigkeit und Frist am Rand ein. Die Reihenfolge ist chronologisch gedacht, viele Punkte laufen aber parallel.

Phase 1 · Grundentscheidung & Konzept ca. 12–18 Monate vorher

Grundsatzentscheidung treffen: Neugründung, Übernahme oder Einstieg in eine Berufsausübungsgemeinschaft (BAG/MVZ)?
Rechtsform & Kooperationsform klären: Einzelpraxis, BAG, Praxisgemeinschaft, MVZ — steuerliche und haftungsrechtliche Folgen mit Berater:in besprechen.
Persönliche Voraussetzungen prüfen: Approbation/Berufserlaubnis, Facharzt-/Fachkundenachweise, ggf. geforderte Zusatzqualifikationen.
Marktidee & Leistungsspektrum schärfen: Welche Patient:innen, welche Schwerpunkte, welche Selbstzahler-/Privatleistungen?
Grobes Budget & Eigenkapital überschlagen (Investition, Betriebsmittel, private Lebenshaltung in der Anlaufphase).
Zeitplan & Wunsch-Eröffnungstermin festlegen und rückwärts planen.

Je nach Praxiswelt: In der Zahnmedizin ist die Niederlassung weitgehend frei (keine Bedarfsplanung), dafür ist die Investition höher. Im vertragsärztlichen Bereich (Human) entscheidet die Bedarfsplanung, ob und wo ein Kassensitz verfügbar ist. In der Therapie unterscheiden sich Psychotherapie (KV-Sitz) und Heilmittel (Kassenzulassung ohne Bedarfsplanung) deutlich. Bei Klinik/MVZ kommen Trägerstruktur und ärztliche Leitung hinzu.

Phase 2 · Businessplan & Zahlen ca. 10–14 Monate vorher

Businessplan erstellen (Vorhaben, Person, Markt, Standort, Leistungen, Marketing, Finanzteil, Anhang).
Investitionsplan aufstellen: Geräte, Einrichtung, IT, Umbau, Erstausstattung, Gründungsnebenkosten.
Rentabilitäts- und Liquiditätsplan für die ersten 24–36 Monate rechnen (inkl. Kapitaldienst und Privatentnahme).
Fördermöglichkeiten prüfen (z. B. KfW-Programme, Landesförderung, Landarztprogramme) — Konditionen immer aktuell bei Bank/KfW verifizieren.
Steuerberater:in mit Heilberufe-Erfahrung auswählen und einbinden.

Tipp: Nutzen Sie unseren Kostenrechner und die Businessplan- sowie Liquiditätsplan-Vorlagen, um belastbare Zahlen aufzubauen, bevor Sie ins Bankgespräch gehen.

Phase 3 · Zulassung & rechtlicher Rahmen ca. 8–12 Monate vorher

Zuständige Stellen kontaktieren: Kassen(zahn)ärztliche Vereinigung, Approbationsbehörde, ggf. Landesamt.
Zulassung/Kassensitz klären: Bedarfsplanung, Nachbesetzung, Sonderbedarf oder Ausschreibung prüfen.
Eintrag ins Arzt-/Zahnarztregister sicherstellen (Voraussetzung für Zulassung).
Antrag beim Zulassungsausschuss fristgerecht vorbereiten (Sitzungstermine beachten).
Betriebsstättennummer (BSNR) und lebenslange Arztnummer (LANR) beantragen bzw. klären.
Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI) planen (Konnektor/TI-Zugang, eHBA, SMC-B).

Verzweigung: Zahnmedizin — Meldung bei der KZV, kein Bedarfsplanungs-Nadelöhr, Fokus auf Anzeige/Registereintrag. Human — Zulassungsausschuss + Bedarfsplanung sind der kritische Pfad; bei gesperrten Gebieten nur Nachbesetzung/Anstellung. Psychotherapie — wie Human über Bedarfsplanung; Heilmittel — Zulassung über die Krankenkassen (Praxis muss räumliche/fachliche Anforderungen erfüllen). Klinik/MVZ — Gründungsberechtigung, ärztliche Leitung und ggf. Trägerzulassung.

Phase 4 · Standort & Räume ca. 8–12 Monate vorher

Standort systematisch bewerten (Einzugsgebiet, Wettbewerb, Erreichbarkeit, Sichtbarkeit) — mit einem Analysebogen mehrere Objekte vergleichen.
Objekt prüfen: Fläche, Zuschnitt, Barrierefreiheit, Umbaubedarf, Erweiterungspotenzial.
Genehmigungen & Bauliches: Nutzungsänderung, Brandschutz, Arbeitsstättenanforderungen, Hygiene-tauglicher Grundriss.
Mietvertrag verhandeln: Laufzeit, Options-/Verlängerungsrechte, Konkurrenzschutz, Umbaukostenregelung, Rückbau.

Phase 5 · Finanzierung & Verträge ca. 6–10 Monate vorher

Bankgespräche mit Businessplan führen; mindestens zwei Angebote vergleichen.
Finanzierungszusage einholen und Auszahlungsplan mit Investitionstiming abstimmen.
Leasing vs. Kauf für Großgeräte kalkulieren.
Verträge mit Lieferanten/Depot/Dienstleistern anbahnen (Geräte, Software, Wartung).

Hinweis: Diese Checkliste bietet allgemeine Orientierung und ersetzt keine individuelle Steuer-, Rechts- oder Finanzberatung. Fristen, Förderkonditionen und rechtliche Anforderungen ändern sich — bitte tagesaktuell mit den zuständigen Stellen und Ihren Berater:innen prüfen.

Phase 6 · Ausstattung, IT & TI ca. 4–8 Monate vorher

Praxisverwaltungssystem (PVS) auswählen und Einführung/Datenmigration planen.
Medizintechnik & Geräte bestellen (Lieferzeiten früh einplanen).
TI-Ausstattung beschaffen und einrichten (Konnektor/TI-Zugang, eHBA, SMC-B, Kartenterminals).
Kommunikation: Telefonanlage, ggf. KI-Telefonassistenz, Terminbuchung, E-Mail/Fax-Ersatz (KIM).
Erstausstattung & Verbrauchsmaterial bevorraten.

Phase 7 · Team & Personal ca. 3–6 Monate vorher

Personalbedarf festlegen und Stellen ausschreiben (MFA/ZFA, Rezeption, ggf. angestellte Behandler:innen).
Arbeitsverträge, Onboarding und Dienstplan vorbereiten.
Pflichtnachweise: Masernschutz (soweit anwendbar), arbeitsmedizinische Vorsorge, Erste-Hilfe.
Zuständigkeiten benennen: Hygiene, QM, Datenschutz, Sicherheitsbeauftragte.

Phase 8 · Recht, Datenschutz, QM & Versicherungen ca. 2–4 Monate vorher

Gewerbe-/Finanzamt-Anmeldung bzw. steuerliche Erfassung klären (freiberuflich vs. gewerblich).
Berufshaftpflicht und weitere Versicherungen (Inhalt, Betriebsunterbrechung, Rechtsschutz, ggf. Cyber) abschließen.
Datenschutz (DSGVO) aufsetzen: Verarbeitungsverzeichnis, TOM, Auftragsverarbeitung, Patienteninformation, ggf. Datenschutzbeauftragte:r.
Hygiene & QM etablieren: Hygieneplan, MPBetreibV-Dokumentation, QM-Grundgerüst nach G-BA-Richtlinie.
Verträge & Mitgliedschaften: Kammer, KV/KZV, Berufsgenossenschaft/Unfallkasse.

Phase 9 · Marketing & Sichtbarkeit ca. 1–3 Monate vorher

Praxis-Website erstellen (Pflichtangaben, Datenschutz, Barrierefreiheit nach BFSG, Online-Termin).
Google-Unternehmensprofil anlegen, lokale Auffindbarkeit & Bewertungen aufbauen.
Praxisschild, Beschilderung, Praxisname/Logo — Heilmittelwerberecht beachten.
Eröffnung kommunizieren: Einweiser/Zuweiser, Nachbarschaft, ggf. lokale Presse.

Phase 10 · Go-Live & erste Woche Eröffnung

Testlauf: PVS, TI, Kartenterminal, Abrechnungswege, Terminbuchung durchspielen.
Notfallmanagement & Erste-Hilfe-Ausstattung einsatzbereit, Notfallnummern aushängen.
Erste Abrechnung (Quartalslogik/Fristen) vorbereiten und mit Steuerberater:in abstimmen.
Feedback-Schleife: Abläufe in den ersten Wochen beobachten und nachjustieren.
Sichtbarkeit „scharf schalten": Website live, Profil aktiv, Recall/Terminmanagement startklar.

Rechtlicher Hinweis: Diese Gründungs-Checkliste dient der Orientierung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie ersetzt keine individuelle Steuer-, Rechts- oder Unternehmensberatung. Maßgeblich sind die Vorgaben Ihrer Kammer, KV/KZV und der zuständigen Behörden zum jeweils aktuellen Stand.