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Recall- & Terminmanagement-Vorlage
Weniger Ausfälle, treuere Patient:innen: Recall-Intervalle, Erinnerungstexte und ein einfaches System, das Termine füllt, ohne Ihr Team zu überlasten.
1 · Recall-Intervalle festlegen
- Intervall je Leistung/Patientengruppe definieren (z. B. Kontrolle, Prophylaxe, Nachsorge).
- Risikogruppen ggf. engmaschiger; Standardfälle im Regelintervall.
- Verantwortliche Person und Auslöser (Termin, PVS-Wiedervorlage) festlegen.
2 · Fertige Textbausteine anpassen & übernehmen
Terminerinnerung: „Guten Tag, wir erinnern an Ihren Termin am [Datum] um [Uhrzeit] in unserer Praxis. Bitte sagen Sie bis [Frist] ab, falls es nicht passt. Ihr Praxisteam.“
Recall/Einladung: „Guten Tag, es ist wieder Zeit für Ihre [Leistung]. Gerne vereinbaren wir einen Termin — antworten Sie einfach auf diese Nachricht oder rufen Sie uns an. Ihr Praxisteam.“
No-Show-Nachfass: „Wir haben Sie heute vermisst. Kein Problem — melden Sie sich, dann finden wir einen neuen Termin. Ihr Praxisteam.“
3 · Kanäle im Vergleich
| Kanal | Stärke | Zu beachten |
|---|---|---|
| Brief | erreicht alle, seriös | langsam, Kosten |
| Telefon | persönlich, klärt sofort | zeitintensiv, erreicht nicht immer |
| SMS | hohe Öffnungsrate, schnell | Einwilligung, kurze Texte |
| günstig, dokumentiert | Einwilligung, landet ggf. im Spam | |
| Messenger | direkt, beliebt | Datenschutz kritisch prüfen |
4 · Ablauf & Kennzahlen
- Einfaches Ablaufschema: wer erinnert wann, über welchen Kanal, mit welchem Text.
- Einwilligung und Wunschkanal je Patient:in im PVS hinterlegen.
- Kennzahlen im Blick: Ausfallquote und Recall-Rücklauf monatlich prüfen und nachsteuern.
Rechtlicher Hinweis: Für Recall und Erinnerungen per E-Mail/SMS/Messenger brauchen Sie in der Regel eine dokumentierte Einwilligung der Patient:innen. Kanäle wie Messenger können datenschutzrechtlich heikel sein — Rechtsgrundlage und AV-Verträge prüfen.